alicandemir

Tablo Yaratmak
Bir Access veritabanı tablolardan oluşur. Verilerimizi tablolar halince organize edeceğimiz için tabloları çok iyi bilmemiz gerekir. Diğer bir deyişle Access ile veritabanı yaratmanın ana işlemi tabloları tasarlamak, verileri girmek ya da transfer etmek ve ilişkisel bütünlüğü sağlamak için ilişkileri kurmaktır.
Örneğin; bir müşteri veritabanı oluşturmak için; müşteri sabit bilgileri, adresler, müşteri (cari) hareket bilgileri, stok bilgileri, personel bilgileri gibi tabloları aynı veritabanı içinde yaratmamız gerekir. Tabloların içerdiği veriler belli alanlardan oluşur. Örneğin müşteri sabit bilgileri tablosu, müşterinin kodu, adı, adresi gibi bilgileri içerir.
Kayıt (record) kavramı: Hepimizi yakında tanıdığı bir kavramdır bu kayıt sözcüğü. "Öğrenci kaydınız girildi", "kaydınızı bulamadık" derler. Nedir bu kayıt?. Kayıt bir kişiye ya da ürüne özel bilgidir. Örneğin öğrenci kaydı öğrencinin numarası, adı, adresi gibi bilgileri içerir. Kayıt sözcüğü bizim tablolarımızı düzenlemek için kullanacağımız ana öğedir. Diğer bir deyişle bir konunun tablosunu tasarlarken, o tablonun elemanlarının kayıtlarını tasarlayacağız.
Yeni Bir Tablo Yaratmak
Yeni bir tablo yaratmak için Veritabanı Penceresinde, Tables bölümü seçilir:
Bunun dışında bir tablo yaratmak için veritabanı penceresinden Tables bölümü seçilir. New düğmesine basılarak veritabanında bir tablonun yaratılması işlemine başlanır. Yeni düğmesinin ardından ekrana gelen iletişim kutusu ile tablo yaratma yöntemi belirlenir:
Datasheet Görünümü İle Tablo Yaratmak
Veritablosu görünümü yöntemi kullaniminda; alanlarin adi ve özelligi tasarlanmadan ve temsili alan adlari (Alan1, Alan2, ....) kullanılarak tablo görünümünde doğrudan verilerin girilmesi sağlanır.
Design Görünümü ile Tablo Yaratmak
Bir tablonun ayrıntılı biçimde tasarlanacağı yöntemdir. Design (Tasarım) görünümünde tabloyu oluşturan kayıtların alanlarının düzenleneceği bir pencere ekrana gelir. Alanlarının özellikleriyle düzenli bir tablo oluşturmak istiyorsak bu bölümü kullanmalıyız.
Tablonun tasarımı tablo içinde yer alacak birim kaydın tasarlanmasıyla oluşur. Kaydın tasarımı ise; kayıt içinde yer alacak alanların adlarının ve özelliklerinin (tiplerinin ve boyutlarının) tasarlanmasıdır.
Alanların Adları
Alan adları Alan Adı kolonuna girilir. Alan bilgisinin ilk özelliği alanın adıdır. Alan adları maksimum 64 karakter olmak üzere harfler ve rakamlardan oluşur. Alan adlarında boşluk da kullanılabilir. Bir kayıtta en çok 256 alan bulunabilir. Örneğin müşteri adı.
Alan Türleri
Alanlar, müşteri adı gibi bir bilgiyi içeren yerlerdir. Her alanda değişik özelliklerde veriler saklanacağından alanların belli türlerde olması gerekir. Sayısal ya da alfabetik (text) gibi.
Yukarıdaki veri türlerine göre kullanıcı alanda saklayacağı değişkene uygun veri tipini verir. Örneğin Autonumber alanlar genellikle bir numara ya da kodun sürekli artarak otomatik olarak doldurulduğu alanlar için kullanılır. Örneğin kayıt numarası ve sıra numarası gibi. OLE Objects ise genellikle resim vb. bilgileri saklamak için kullanılır.
Kullanıcı için diğer bir ayrım da; üzerinde aritmetik işlem yapılacak ya da yapılmayacak verilerdir: Örneğin bir tutar, adet, fiyat, borç, alacak vb. bilgiler üzerinde aritmetik işlem yapılacağı için bu bilgiler Number olarak seçilmeli ve uygun biçimde düzenlenerek kullanılmalıdır. Bunun dışında adı, telefon numarası, fax numarası gibi bilgiler Text olarak düzenlenmelidir.
Tabloların Diğer Kaynaklardan Elde Edilmesi
Microsoft Access içinde kullanabileceğiniz veriler diğer uygulamalardan da transfer edilebilir. Yani tabloları yaratıp içine veri girmek yerine, örneğin Microsoft Excel'de ya da LOGO programı içindeki verileri Access tablolara aktarmak mümkündür.
Diğer kaynaklardan alınacak veriler için Access içinde iki aracınız vardır. Import ve Link.
Import işlemi tablonun diğer kaynaktan transfer edilmesini sağlarken, link işlemi veriye yapılan bir bağlantı işlemidir.
NOT: Tablolara veri transfer etmeyi kursumuzun 7. haftasında geniş olarak ele alacağız.
Tablo Tasarlamak
Tablo tasarımı bir tablo yaratma işleminin en ayrıntılı bölümüdür. Yeni bir tablo tasarlamak için Tables bölümünden New düğmesine tıklanır. Ardından yeni tablo yaratmak seçeneklerinden Create table in Design view seçilir:
Bunun dışında yine aynı işlem için Tables bölümünden New düğmesine basılır ve Design düğmesine tıklanır. Buradan da Design View seçilir.
Design görünümde tablonun alanlarını (fields) tasarlamak için karşınıza bir ekran gelir. Bir tablo tasarımı için yapılacak ilk iş alanların adını ve türlerinin düzenlenmesidir. Alan adları (Fields name) tablo içindeki veriler temsil edecek kolonların adlarıdır. Örneğin bir müşteri tablosundaki kodu, adı, adresi vb. Gibi.
Primary Key Düzenlemek
Bir tablo tasarımında; birim kaydın tasarlandığını daha önce de belirtmiştik. Kayıt alanlarının belirlenmesinde verileri temsil eden alanlardan bir ya da daha fazlası Primary Key (ana anahtar) olarak düzenlenir. Anahtar (key) alan kayıtlara daha kolay ulaşmayı ve onları tek olarak temsil etmeyi sağlayan bir bilgidir. Örneğin öğrenci kaydı içindeki öğrenci numarası öğrenci kaydının ana anahtarı olabilir.
Örneğin Müşteri kaydında ise Müşteri kodu bir ana anahtar alan olabilir.
İPUCU: Bir alanı ana anahtar yapmak için: XXX düğmesi kullanılır. Önce anahtar olacak bir ya da daha çok alan seçildikten sonra anahtar düğmesine basılır.
Ana anahtar kullanımının yararları
• Tablolar arasında kolayca ilişki kurabilmektir.
• Bilgilere hızlı erişimi sağlamak.
• Çift girişleri (veri tekrarını) önlemek.
• Boşluk girilmesini engellemek.
İPUCU: Tablo tasarımında ana anahtar düzenlemesi ilk başta tasarlanmalı ve düzenlenmelidir. Çok sayıda veri girişinin ardından ana anahtar düzenlemesi başarılı olmayabilir. Çünkü alana girilen boşluk ve çift değerler ana anahtar düzenlemesini engellerler.
Alan Özelliklerinin Düzenlenmesi
Bir tablo tasarımında diğer önemli bir konuda alanların özelliklerinin düzenlenmesidir. Özellikler (Properties) tasarım sırasında ya da tasarımdan sonra düzenlenebilir. Alan özellikleri tablo tasarımında ekranın altında yer alır:
Özellikler, tablonun daha etkin olarak kullanımı sağlanır. Veri girişinde yapılan hatalar önlenir, varsayılan değerler düzenlenerek otomatik olarak tabloya eklenmesi sağlanır, verilerin biçimi (formatı) düzenlenir, indeksler düzenlenerek arama ve sıralama işlemleri yapılır.
Input Mask Özelliği
Input Mask (Giriş Maskesi), metin bilgiler için kullanıcının veriyi belli bir biçimde girmesini sağlar. Örneğin telefon numaraları ya da muhasebe hesap planı gibi belli sayıda ve konumda veri girişini sağlar.
Giriş Maskesi; tablo tasarımında seçilen alanın Input Mask özelliğinin düzenlenmesiyle sağlanır: Eğer telefon, faks numarası, stok kodları vb. gibi yaygın kullanılan bir giriş formatına gereksinim varsa o zaman XXX düğmesine basılarak Input Mask Wizard kullanılır.
İPUCU: Bazen Input Mask Wizard'ının çalışmadığı görülür. Bu Access'in yükleme sırasında eksik yüklendiğinden olur. Bu nedenle program CD'inden Access'in eksik bölümleri tekrar yüklenmelidir.
Default Özelliği
Default (varsayılan değer) özelliği bir alanda sürekli kullanılan bir değeri belirtir. Daha sonra giriş, görünümde ve formlarda bu alanın değeri otomatik olarak yer alır. Varsayılan değer alanda hazır olarak bulunur. Ancak kullanıcı bunu değiştirebilir. Amaç alanın içinde genellikle bulunacak bu değeri alanın içinde hazır olarak tutmak ve veri girişinde zaman kazanmaktır. Örneğin; ülkesi alanında "TC" ya da ili alanına "İstanbul" yazmak gibi. .
Validation Rule ve Text Özelliği
En önemli özelliklerden birisidir. Alanlara girilen değerleri özelliklerine (tipine) göre kontrol eder. Örneğin, sayısal özelliğine sahip bir alana metin (alfabetik) bilgi girilemez. Validation Rule (Geçerlik Kuralı) alana girilecek verinin belli bir kurala uymasını zorunlu kılar. Validation Text ise girilen verinin kuralı sağlamaması durumunda verilecek mesajı içerir. Örneğin alana 0'dan büyük bir değer girilmesini zorunlu kılan bir kural konabilir. Eğer kurala uyulmazsa mesaj verilir.
Indexed Özelliği
Ana anahtar dışında kayıtlara, özellikle hızlı erişmek için kullanılır.
Tabloya Veri Girilmesi
Tablonun tasarımının ardından tabloya veri girilebilir. Veri girişi için tablonun veri sayfası (datasheet) görünümü kullanılır. Veri girişi tablodan yapılabileceği gibi; ileriki konularda görüleceği gibi genellikle formlardan yapılır. Çünkü tablolar veri girişi için çok uygun (görsel olarak) yerler olmayabilir.
NOT: Tablo alanlarına veri girişi yapılırken alan tiplerine uygun veri girilmelidir. Tarih alanına tarih, sayısal alana sayısal veri girilmelidir. Bunun dışında indeks ve ana anahtar alanlarına da uygun veriler girilmelidir. Örneğin ana anahtar olan alana birinci kayıtta olan bir bilgi ikinci kaydına da girilmemelidir.
İlişkileri Düzenlemek
Eğer ilişkiler kullanarak tablolarınızı bütünleştiremiyorsanız, Microsoft Access'i aynı Microsoft Excel gibi kullanıyorsunuz demektir. Bu durumda Access'i kullanmanın bir esprisi olmayabilir.
İlişki (relationship), temel olarak iki tablo arasında aynı özellikte olan ve tekrar eden iki (aynı) alan arasında kurulur. İlişki tablonun alanlarından yararlanmayı sağlar. Bir tablodaki alan sayesinde diğer bir tabloya erişilir ve oradaki ilgili kayıtlar elde edilir. Bu işlem birincil anahtar ile ona karşılık gelen bir yabancı anahtar (foreign key) arasında olur.
Microsoft Access'te tablolar arasındaki üç türlü ilişki kurulabilir:
• Bir-Çok İlişki (One-to-many relationship)
• Çok-Çok İlişki (Many-to-many relationship)
• Bir-Bir İlişki (One-to-one relationship)
Bir-Çok ilişkiler, ilişkisel veritabanında çok yaygın biçimde yer alırlar. Bu ilişkide bir tablonun bir kaydına karşılık diğer tabloda çok sayıda kayıt vardır.
Bu ilişkide birinci tablonun bir kaydına karşılık ikinci tabloda bir kayıt vardır. Aslında bu tür bir ilişki, tablolar arasında ilişkiden öte bir uzantıdır. Çünkü birebir ilişki demek kayıtların birbirinin devamı ya da iki tablo alanlarının bir tablo içindeymiş gibi kullanılmasını sağlar.
İlişkileri Düzenlemek
Veritabanı içinde ilgili tablolar yaratıldığında aralarında herhangi bir ilişki oluşmaz. Veritabanında yer alan tablolar arasındaki ilişkiler daha sonra yaratılır.
1. Veritabanı penceresinde ilişkiler penceresine ulaşmak için araç çubuğundan XXX düğmesine basılır ya da Tools menüsünden Relationships komutu seçilir.
2. İlişkiler penceresine alınacak tablolar seçilir.
Daha sonra aralarında ilişki kurulacak tablolarla birlikte ilişki penceresi ekrana gelir. Kullanıcı yukarıdaki iletişim kutusundan istediği tabloları (ve sorguları) seçer. Daha sonra aralarındaki ilişkileri düzenler.
3. Ana anahtara tablonun alanı (birincil anahtarı) alt tablonun alanının (yabancı anahtar / foreign key) üzerine bırakılır.
DİKKAT: İki tablo arasında ilişki kurulacak alanlar aynı tipte olmak zorundadır. Bunun dışında tablolara eğer veri girilmişse bunlarda tutarlı olmalıdır.
DİKKAT: İki tablo arasında ilişki kurmak ve bütünlüğe zorlamak için Enforce Referential Integrity seçeneğinin işaretlenmesi gerekir. Bu düzenleme tablolardaki verilerin kokntrolü yapar.